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Landesverband

 

E-Mail

Software

Im MNU-Kongressportal ist die Möglichkeit integriert, vorkonfigurierte Mails an Referent*innen und Teilnehmer*innen zu versenden. Wir haben zusätzlich das Programm SuperMailer genutzt. Es handelt sich um eine Shareware, in die z.B. ein aus dem Kongressportal herunterladbarer Excel-Auszug eingelesen werden kann. Danach können mit dem Programm durch Einbeziehung der Inhalte der Exceldatei vollkommen individualisierte Mails an eine beliebig selektierte Gruppe von Empfängern versendet werden. In der für 52,00 € erhältlichen Professional-Version können sogar individualisierte pdf-Dokumente – z.B. Teilnahmebescheinigungen - an maximal 5000 Empfänger versendet werden.

E-Mails an Referent*innen

Wir haben mit dieser Software in automatisierten Serienmals jede(n) einzelne(n) Referent*in persönlich ansprechen können und dies für folgende Zwecke genutzt:

  • Mitteilung über Annahme oder Ablehnung eines Beitrags unter Benennung der jeweiligen Veranstaltungsart und des Veranstaltungstitels.
  • Bei angenommenen Beiträgen Mitteilung über den vorgesehenen Tag, die vorgesehene Zeit und die vorgesehene Veranstaltungsdauer.
  • Mitteilung über die hinterlegten Veranstaltungsdaten. Die vom MNU-Kongressportal erzeugten Seiten mit den Veranstaltungsdaten haben die allgemeine Form:
    www.mnu.de/extern/[Jahr]/kongress/teilnehmer/DetailsBeitrag.php?Beitrag=[Zahl]
    wobei [Zahl] eindeutig zu einer konkreten Veranstaltung, also auch einem/einer konkreten Referent*in gehört. Die Referent*innen waren gehalten, die Daten zu prüfen. Wir halten dies generell für eine gute Rückkopplung - allerdings gab es in diesem Fall besondere Gründe für die Rückfrage, weil alle Referent*innen ihre Angaben zu einem Zeitpunkt gemacht haben, als wir noch von einer Präsenztagung ausgingen. Nach der Umstellung auf eine online-Tagung waren diverse Abstracts nicht mehr zutreffend. ("Bitte bringen Sie zu der Veranstaltung einen Laptop mit.") Die angebotene Korrekturmöglichkeit ist von den Referent*innen dankbar angenommen worden.
  • Selektiv bei den Workshopanbietern haben wir darüber hinaus nachgefragt, ob die maximale Anzahl der Teilnehmer*innen nicht geändert, insbesondere heraufgesetzt werden kann, wenn der Workshop online stattfindet und es dabei z.B. keine Limitierung der Teilnehmerzahl durch die Anzahl der bereitgestellten Experimentiersets mehr gibt. Auch hier gab es viele erfreuliche Rückmeldungen, dass die maximale Teilnehmerzahl erhöht werden konnte.

Darüber hinaus haben wir allen Referent*innen mitgeteilt:

  • Instruktionen zur Tonqualität in BBB-Räumen, was das vorherrschende Problem in BBB-Sitzungen ist. Wir haben dabei u.a. dazu aufgefordert, das Mikrofon online zu testen und im Betriebssystem für eine korrekte Pegelstärke des Mikrofons zu sorgen.
  • Wir haben auf den öffentlichen BBB-Server test.bigbluebutton.org/ verwiesen, auf dem jedermann einen eigenen temporären BBB-Raum öffnen kann, der von keinem anderen betreten werden kann und der sich deshalb gut dazu eignet, die BBB-Oberfläche zu testen bzw. sich im Umgang mit der BBB-Oberfläche die notwendige Übung anzueignen.
  • Wir haben individuelle Einweisungen angeboten und auf unsere umfänglichen online-Hilfen verwiesen.
  • Wir haben am Kongressende um eine Evaluation gebeten.

E-Mails an Teilnehmer*innen

Mails an Teilnehmer*innen einer einzelnen Veranstaltung

Derartige Mails koennen sehr bequem über das Kongressportal versendet werden. Wir haben betroffene Teilnehmer*innen über die Absage einer einzelnen Veranstaltung informieren müssen. Darüber hinaus gab es diverse Anfragen von Referent*innen, die die E-Mailadresse von den Teilnehmer*innen haben wollten, um diesen Informationen für ihre Veranstaltungen zukommen zu lassen. Aus Datenschutzgründen haben wir dies abgelehnt, aber stattdessen gern im Auftrag der Referent*innen die Instruktionsmail selbst an die Teilnehmer versendet.

E-Mails an alle Teilnehmer*innen

Wir haben darüber hinaus 10 Tage vor Kongressbeginn eine Rundmail an die bis dahin angemeldeten Teilnehmer*innen mit folgendem Inhalt versendet:

  • Bitte um Überprüfung der gebuchten Veranstaltungen und Stornierung derjenigen Veranstaltungen, an denen kein Interesse mehr besteht. Diese Bitte löst zwar nicht völlig das ärgerliche und leidige Problem, dass etliche Teilnehmer*innen Veranstaltungen buchen, an denen sie nachher gar nicht teilnehmen und die dadurch anderen Teilnahmewilligen den Platz wegnehmen. Aber wir sind von unseren Landestagungen doch eine gewisse Resonanz gewohnt, indem einige tatsächlich noch einmal ihre gebuchten Veranstaltungen überdenken. Das haben wir auch auf dem Kongress beobachten können
  • Da der Mikrofontest beim Eintritt in den BBB-Raum recht lange dauern kann, haben wir den Teilnehmer*innen geraten, zumindest bei Vorträgen ohne Mikrofon in den BBB-Raum einzutreten. Wir haben zusätzlich erläutert, wie man bei dieser Einstellung das Mikrofon nachträglich aktivieren kann, wenn es benötigt wird. Auch hier haben wir den Teilnehmer*innen den öffentlichen BBB-Server test.bigbluebutton.org/ empfohlen, um das genannte auszuprobieren.
  • Für den Fall, dass bei Workshops das Anschalten mehrerer Webcams versucht wird, sollten die Teilnehmer*innen die Webcams grundsätzlich mit kleinstmöglicher Auflösung anschalten.
  • Wir haben auf unsere Café-Räume und die Links zu den Workout-Videos hingewiesen.
  • Wir haben am Kongressende um eine Evaluation gebeten.

Akzeptanz

Es hat etliche danbare Rückmeldungen zu den versandten Mails gegeben. Umgekehrt hat sich niemand über unnötige Mails beschwert.

Falsche Mailadressen

Wenigstens ein Mal mit dem SuperMailer eine Mail an die Teilnehmer*innen zu schicken, hatte gleich noch einen weiteren Vorteil:

Da hierbei ein reales Mailkonto als Absender hinterlegt wird, konnte man an den zurückgekommenen Bounce-Mails die defekten Mailadressen der Teilnehmer*innen erkennen. Nicht wenige hatten sich bei der Anmeldung vertippt, ohne dass Ihnen danach aufgefallen wäre, dass sie gar keine keine Anmeldebestätigung erhalten haben. Da Mailadressen zum grossen Teil nicht kryptisch gewählt werden, war es überwiegend möglich, den Tippfehler zu erkennen und die richtige Mailadresse zu erraten. Wir konnten dadurch in mehreren Fällen verhindern, dass die Teilnehmer keine Benachrichtigung mit den Links zu den BBB-Räumen erhalten.